Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política describe cómo [RAZÓN SOCIAL DEL RESPONSABLE] ("Tributia") trata datos personales, conforme a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas aplicables en Colombia.

1. Responsable del tratamiento

• Razón social: [RAZÓN SOCIAL DEL RESPONSABLE]
• NIT: [NIT]
• Domicilio: [DIRECCIÓN — CIUDAD], Colombia
• Correo de contacto: contacto@tributia.co
• Sitio web: https://tributia.co

2. Definiciones

• Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
• Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Transmisión / transferencia: comunicación de datos a un encargado (transmisión) o a otro responsable (transferencia), dentro o fuera del país.

3. Datos que tratamos como responsable

• Cuenta y perfil: nombre, correo electrónico, contraseña (almacenada con hash seguro), rol, organización a la que pertenece, NIT y dirección de la organización, logo.
• Facturación y plan: plan contratado, estado de la suscripción y datos de pago gestionados por pasarelas de terceros (no almacenamos números completos de tarjetas).
• Uso y datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, registros de acceso y de actividad, preferencias de alertas y notificaciones.
• Comunicaciones: mensajes enviados a soporte y correos intercambiados con Tributia.
• Constancias de aceptación: versión de los documentos legales aceptados, fecha, hora y dirección IP.

4. Datos que tratamos como encargado (contenido cargado por los usuarios)

Los usuarios cargan o conectan a la plataforma información para su gestión tributaria, que puede incluir datos personales de terceros, por ejemplo:

• Documentos electrónicos DIAN (facturas, notas, documentos soporte) en formato XML y su contenido: nombres o razones sociales, NIT o cédulas, direcciones, correos y teléfonos de emisores, receptores o sus representantes, junto con montos y conceptos.
• Datos de las empresas cliente del usuario y de sus contactos (por ejemplo, correos para el portal de clientes y las alertas).

Respecto de esa información, el usuario o su organización actúa como responsable del tratamiento y Tributia como encargado: la trata exclusivamente por cuenta y bajo las instrucciones del usuario para prestar el servicio, no la utiliza para fines propios, no la comercializa y la suprime o devuelve al terminar la relación, en los términos de los Términos y Condiciones.

El usuario declara contar con la autorización o base legal de los titulares cuyos datos carga. Como encargado, Tributia guarda confidencialidad, aplica las medidas de seguridad de esta Política y canaliza hacia el responsable las solicitudes de los titulares cuando corresponde.

5. Finalidades del tratamiento

• Crear y administrar la cuenta, autenticar al usuario y garantizar la seguridad de la plataforma.
• Prestar las funcionalidades del servicio: cálculo referencial de vencimientos, gestión de tareas y equipos, portal de clientes, auditoría de documentos electrónicos, validación de terceros y lectura de XML.
• Enviar comunicaciones operativas y transaccionales (alertas de vencimientos, avisos de seguridad, cambios en los documentos legales o en el servicio).
• Gestionar la facturación, el cobro y la relación contractual.
• Atender solicitudes, quejas y soporte.
• Elaborar estadísticas y mejorar el servicio, preferiblemente con información agregada o anonimizada.
• Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Prevenir fraudes y usos no autorizados.
• Solo con autorización adicional y opcional: enviar novedades y comunicaciones comerciales de Tributia. Esta autorización es revocable en cualquier momento y no condiciona la prestación del servicio.

6. Autorización

La autorización se obtiene de manera previa, expresa e informada al momento del registro, mediante casillas de aceptación independientes: una para los Términos y Condiciones, otra para esta Política y una opcional para comunicaciones comerciales. Tributia conserva constancia de la autorización otorgada (fecha, hora, dirección IP y versión del documento).

7. Datos sensibles y de menores de edad

La plataforma no está dirigida a menores de edad ni solicita datos sensibles. El usuario se obliga a no cargar datos sensibles ni datos de menores, salvo que sea estrictamente necesario para la finalidad del servicio y cuente con la base legal para ello. Si llegara a solicitarse algún dato sensible, la respuesta será facultativa.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular puede:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, previo agotamiento del trámite de consulta o reclamo ante Tributia.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

9. Procedimiento de consultas y reclamos

Canal de atención: contacto@tributia.co, con asunto "Protección de datos", indicando nombre completo, número de identificación, descripción de la solicitud, dirección o correo de contacto y, si aplica, los documentos que la soportan. Los usuarios registrados también pueden actualizar sus datos desde su perfil en la plataforma.

• Consultas: se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más informando al solicitante (artículo 14, Ley 1581 de 2012).
• Reclamos: si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entiende desistido. El reclamo se resuelve en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más informando al solicitante (artículo 15, Ley 1581 de 2012). Mientras se resuelve, el dato se marca con la leyenda "reclamo en trámite".
• Si la solicitud recae sobre información gestionada por una organización usuaria (caso en el que Tributia actúa como encargado), se canalizará al responsable correspondiente y se informará al titular.

10. Transmisión y transferencia de datos

Para operar el servicio, Tributia puede compartir datos con proveedores que actúan como encargados, entre otros:

• Proveedores de infraestructura, hosting y bases de datos.
• Proveedores de envío de correo electrónico transaccional.
• Pasarelas de pago, para la gestión del cobro.
• Proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, cuando el usuario conecta sus credenciales para consultar sus documentos electrónicos.
• Herramientas de analítica y de protección contra bots (por ejemplo, Google Analytics y reCAPTCHA).

Algunos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia; en ese caso, la transferencia o transmisión internacional se realiza hacia países con niveles adecuados de protección o bajo los mecanismos permitidos por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y la Circular Única de la SIC. También podremos divulgar información cuando una autoridad competente lo exija. No vendemos datos personales.

11. Medidas de seguridad

• Cifrado de las comunicaciones (HTTPS/TLS).
• Contraseñas almacenadas con funciones de hash seguras.
• Cifrado de credenciales y tokens de conexión con terceros.
• Control de acceso por roles y registros de actividad (auditoría).
• Copias de respaldo y acceso restringido del personal.

Ante un incidente de seguridad que afecte datos personales, Tributia lo gestionará y lo notificará conforme a la ley y a las instrucciones de la SIC.

12. Cookies

La plataforma usa cookies propias necesarias para la sesión y la seguridad, y cookies de terceros con fines de analítica y protección contra bots (Google Analytics / Google Tag Manager y reCAPTCHA). El usuario puede configurar o bloquear las cookies desde su navegador; algunas son esenciales para el funcionamiento del sitio.

13. Conservación de la información

• Datos de la cuenta: mientras la cuenta esté activa y, después, por los plazos de prescripción legal o los exigidos por obligaciones contables y fiscales.
• Contenido cargado por el usuario: durante la relación contractual; tras la terminación, el usuario puede solicitar su exportación por treinta (30) días calendario y luego se suprime o anonimiza, salvo deber legal de conservación.
• Constancias de autorización y aceptación: durante el tratamiento y los plazos de prescripción de las acciones legales correspondientes.

14. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Si Tributia queda obligada según los criterios vigentes (Decreto 090 de 2018), sus bases de datos se inscribirán y mantendrán actualizadas en el RNBD administrado por la SIC. [VERIFICAR SI APLICA SEGÚN LOS ACTIVOS DE LA SOCIEDAD]

15. Vigencia y cambios

Esta Política rige desde su publicación en la plataforma y permanece vigente mientras se realice tratamiento de datos personales. Los cambios sustanciales se comunicarán a los usuarios por correo electrónico o dentro de la plataforma y, cuando la ley lo exija, se solicitará una nueva autorización. Cada versión indica su fecha de publicación.